Каноническое проектирование АИС
Сбор материалов обследования следует проводить с помощью стандартных форм и таблиц, которые удобно читать и обрабатывать.
Вся документация разбивается на три группы. В первую входят документы, содержащие описание общих параметров экономической системы, ее организационной структуры, матричную модель распределения функций, реализуемых каждым структурным подразделением. В частности, общие сведения об объекте должны содержать: наименование объекта и его принадлежность (например, принадлежность предприятия объединению, корпорации и т.п.); тип объекта (например, тип предприятия, группа предприятий, режимы работы); виды и номенклатура продукции или услуг; виды и количество оборудования и материальных ресурсов; категории и численность работающих.
Описание организационной структуры должно включать состав и взаимосвязь подразделений и лиц, реализующих функции и задачи управления.
Описание производственной структуры объекта должно отражать состав и взаимосвязь подразделений, реализующих производство товаров или услуг. Описание функциональной структуры призвано отображать распределение функций, хозяйственных процессов и процедур управления между составляющими организационной структуры и должно предполагать проведение классификации процедур, связанных с обработкой данных, с осуществлением коммуникации между сотрудниками, или с принятием управленческих решений [16].
Описание материальных потоков предполагает отображение маршрутов движения средств, предметов и продуктов труда, рабочей силы между подразделениями производственной структуры и будет включать: описание видов продукции или услуг, ресурсов; описание технологических операций, их частоту и длительность выполнения; объемы перемещаемых ресурсов, продукции или услуг, используемые средства транспортировки.
Далее следует вторая группа форм, формализующих материалы обследования по каждому структурному подразделению, имеющая в своем составе помимо форм, аналогичных тем, которые входят в первую, формы описания информационных потоков по подразделениям, которые осуществляют связь задач внутри каждого подразделения между собой, а также связи между подразделениями. Форма описания документопотоков включает следующие характеристики: наименование входных документов, количество их экземпляров, объемные данные по каждому документопотоку, перечень информационных файлов, где используются эти документы, носитель, на котором хранятся данные, время создания, время использования, перечень полей файлов, выходные документы, получаемые на основе информации файлов[14].

Третья группа документов включает описание компонентов каждого информационного потока, включая документы, информационные файлы и процедуры обработки и характеристики этих компонент.
Формы характеристик документов включают: наименование подразделения, тип документа (первичный, промежуточный или результатный), назначение документа, наименование документа, периодичность создания или время использования.
Форма описания документов содержит: перечень показателей, описание структуры документов, перечень реквизитов, распределение реквизитов по разделам документа, типы реквизитов.

Форма характеристик процедур обработки данных включает: наименование подразделения, где используется процедура, задача, в которую входит данная процедура, входная информация, ее объемы, используемые файлы и их объемы, частота обращения процедуры к файлу, блок - схема процедуры, выходные данные процедуры. Форма описания процедур обработки содержит: наименование задачи, операции процедуры, количество операций, используемая техника, стоимостные и временные затраты. Полученное в результате проведенной формализации описание объекта, содержит исходные данные для проектирования ЭИС и определяет параметры будущей системы.
 
Экранная форма документа (ЭД) ─ это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.

Можно назвать несколько видов форм, имеющих различный тип технологии обработки:
∙  формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в базу данных и последующей их обработки (при электронной технологии заполнение и сбор осуществляется или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Internet);
∙  формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (например, такого рода формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах).

Программы обработки электронных документов позволяют:
∙  вносить элементы настройки типа "персонифицированных" командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;
∙  быстро имитировать бумажные формы;
∙  использовать предоставляемые ими таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных;
∙  использовать для выполнения вычислений в электронных формах как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции;
∙  использовать средства для установления связи между формами;
∙  включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов.
К первым средствам создания ЭД, подготавливаемым заранее, хранящимся в базах шаблонов документов и используемым затем для заполнения и последующего использования, можно отнести средства MS Office. Компоненты этой системы позволяют автоматизировать, помимо процессов заполнения и вычисления полей ЭД, отсылку его по электронной почте.
Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы с помощью программного обеспечения проектирования форм, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:
∙  первый шаг ─ создание структуры ЭД, который заключается в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида с помощью графических средств проектирования;
∙  второй шаг ─ определение содержания формы ЭД ─ это создание полей формы, которые будут заполняться. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных. В последнем случае дизайнер форм должен связать форму с базой данных.

Информационная часть должна отвечать следующим требованиям:
∙  иметь хороший обзор;
∙  не должна быть перегружена справочными реквизитами, значения которых следует выдавать на экран в виде списков для просмотра при наборе значений группировочных признаков;
∙  значения группировочных признаков также следует выдавать на экран из справочников при переходе указателя в данное поле или при наборе неправильных значений этих признаков;
∙  каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя;
∙  должна быть обеспечена возможность исправления ошибок в наборе;
∙  продвижения указателя должно быть обеспечено в прямом и обратном направлении по вертикали и по горизонтали с возможностью экранной прокрутки всего документа;
∙  текущее время и дата должны проставляться автоматически.  

Это интересно знать: